Crisiscommunicatie tijdens de coronacrisis

Categorie: Regionaal

Communiceren tijdens een crisis is altijd presteren onder tijdsdruk. De Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid is standaard goed voorbereid op een crisis, maar ben je ooit écht voorbereid op een pandemie? Michelle van der Veen, communicatieadviseur bij de Veiligheidsregio ZHZ, vertelt hoe zij en haar collega’s deze uitdaging te lijf zijn gegaan. 

‘De sectie Crisiscommunicatie (CC)  is op zeer korte termijn opgetuigd en ingericht om zo snel mogelijk te communiceren en te voorzien in de communicatiebehoefte van de verschillende doelgroepen. Momenteel zitten we in een GRIP 4 en dat betekent dat er drie keer per week een overleg is van het Regionaal Operationeel Team (ROT) en twee keer in de week een Regionaal Beleids Team (RBT). Dagelijks is er een hoofd actiecentrum, een omgevingsanalist, een adviseur ROT en zijn er pers- en publieksvoorlichters in dienst. Vanuit de sectie CC zijn we elke dag, ook in het weekend, goed bemenst om snel te kunnen schakelen en in te kunnen spelen op de actualiteiten. Er wordt elke dag een omgevingsanalyse gemaakt. Op deze manier halen we de buitenwereld naar binnen en bekijken we per dag (en vooruitlopend op de dagen die volgen) wat relevant is om over te communiceren.’

CONTENTKALENDER

‘We maken gebruik van een contentkalender. Zo weet iedereen in de sectie wanneer, wat en hoe laat er gecommuniceerd wordt. Webcare hoort hier uiteraard ook bij. De omgevingsanalist van die dag monitort wat er op social media leeft en anticipeert hier op samen met een pers- en publieksvoorlichter. We hebben gelukkig een groot bereik en houden bij welke berichten goed gelezen worden. We hebben veel contact met de communicatieadviseurs van de gemeenten. Zij delen onze content en re-posten content op onze website en social mediakanalen, wat ons bereik ook weer vergroot. Onze website www.zhzveilig.nl is ingericht met nieuws over het coronavirus. Zo is op een overzichtelijke manier altijd de laatste informatie over het coronavirus in onze regio beschikbaar.’

GGD/GHOR ZHZ

‘De crisisorganisaties GHOR en GGD ZHZ zijn in 2018 samengevoegd en zij zijn tijdens de coronacrisis verantwoordelijk voor de inhoud. Al in een vroeg stadium, na de uitbraak van het coronavirus in Wuhan, kwamen zij bij elkaar. Twee keer per week is er een sectie GGDGHOR overleg waarin verschillende specialisten van deze geneeskundige kolom samenkomen om acties uit te zetten en bij te praten over knelpunten. Er worden verschillende onderwerpen en thema’s besproken, denk aan persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s), acute zorg, huisartsenposten, verpleeg- en verzorgingstehuizen, maar ook over het aantal testen die dagelijks afgenomen worden. Vanuit de sectie CC ben ik bij dit overleg aanwezig of Tamara Schiedon (GHOR) of (crisiscommunicatie) collega Loeki den Besten. Wij zijn als het ware de liaison tussen de sectie CC en de crisisorganisatie GGD/GHOR.’

KIJKJE ACHTER DE SCHERMEN

‘Sinds de uitbraak van het coronavirus ben ik helemaal vrijgemaakt om me volledig te focussen op de crisiscommunicatie in de sectie. Normaliter weet je wanneer er wat op je afkomt, wanneer je deadlines hebt en kun je voor jezelf een planning maken. Nu is het per dag kijken wat er op je afkomt. Wat verschilt ten opzichte van mijn ‘normale’ werk is dat we gezamenlijk beginnen met een startup. Op basis van de actielijst bekijken we wat er die dag belangrijk is om op te pakken. Deze acties verdelen we binnen het team van die dag. Indien er behoefte aan is steken we rond het middaguur de koppen nog even bij elkaar om zaken te overleggen c.q. af te stemmen. Vervolgens sluiten we de dag ook gezamenlijk af met het team en zetten we de belangrijke acties voor de volgende dag ook in de actielijst.’

TIJDSDRUK

‘Al onze acties leggen we dagelijks vast in LCMS zodat we allemaal op de hoogte zijn en blijven in de dagelijkse hectiek. Het ene moment ben ik bezig zijn met het verzamelen van gespreksonderwerpen voor een ingelast persgesprek, het andere moment is er een nieuwe noodverordening. Bij een nieuwe noodverordening moet er binnen twee uur een persbericht en een bestuurlijke brief uit met daarin uitleg over wat de noodverordening voor onze regio inhoudt, hoe wij handhaven en wat dit voor onze regio betekent. Ik ben er achter gekomen dat ik goed kan presteren onder tijdsdruk. Mijn tactiek is om rustig te blijven, het overzicht te bewaren en me vooral niet druk te maken. Haal ik de deadline niet? So be it! Het zijn soms lange werkdagen, daar ontkom je niet aan in deze tijd. Van elke dag leren we ontzettend veel en dat is erg waardevol.’

FLEXIBEL

‘We zorgen ervoor dat we overdag en ’s avonds aanwezig zijn. Op basis van de werkzaamheden maken we een planning. Zo weten we vaak op voorhand dat er een persconferentie aankomt of een persgesprek waar veel voorbereiding in zit. Dan verdelen we de sectie CC in een dagdienst en een avonddienst. Zo houden we 7 dagen per week de snelheid erin. Er komen dagelijks veel persvragen binnen. Een goed overzicht is belangrijk omdat we altijd consistent willen zijn in onze beantwoording van de vragen. Momenteel zijn we als crisiscommunicatieteam goed op elkaar ingespeeld en weten we wat we aan elkaar hebben in deze crisistijd. Het is fijn om het luchtig te houden en af en toe even te lachen met collega’s om grappige filmpjes, zo houden we het vol!’

gepubliceerd op: 14 mei 2020