Vaccinatie huisartsenspoedzorg samen geklaard!

Categorie: Regionaal

Met Nienke Huijbregts (manager stafbureau ROAZ ZWN), Heidi van den Brink (voorzitter Raad van Bestuur Huisartsenposten Rijnmond en voorzitter crisisteam huisartsenzorg), Plonie Soeters (regionaal beleidsmedewerker Landelijke Huisartsen Vereniging) en Patricia Groenendijk (manager van de afdeling Urologie en Gynaecologie en de vaccinatiestraat Erasmus MC) kijken we terug op het vaccineren van de huisartsen die in Zuidwest-Nederland in de spoedzorg werken. In een kleine week moesten er priklocaties gezocht worden en 1700 huisartsen uitgenodigd én geprikt!

Vervroegde vaccinatie

Maandagavond 18 januari jl. viel het besluit dat ook de huisartsen die in de spoedzorg werken en bepaalde medewerkers van huisartsenposten vervroegd gevaccineerd werden. Het vaccineren van huisartsen en bepaalde HAP-medewerkers maakte deel uit van het vervroegd vaccineren van zorgmedewerkers in de acute zorg. Het Landelijk Netwerk Acute Zorg (LNAZ) en de Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV) kregen van het ministerie van VWS gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de uitvoering. In onze zorgregio was de regionale coördinatie belegd bij het stafbureau van het ROAZ, in nauwe samenwerking met de regionale LHV. Nienke, hoe heb je deze regionale coördinatie aangepakt?

Nienke: “Ik belde direct Heidi!”
Heidi: “En dat maakt mij weer blij en trots, want dat zegt alles over onze samenwerking.”

Stoom en kokend water

Het stafbureau had de vaccinatiecampagne al eerder voor de zorgprofessionals in de acute zorg binnen de ziekenhuizen gecoördineerd. De vaccinatiecampagne van de huisartsen was wat gecompliceerder omdat huisartsen niet in dienst zijn bij een ziekenhuis, maar de ziekenhuizen ze wel moesten vaccineren. Het stafbureau moest in onze zorgregio drie ziekenhuizen vinden die bereid waren om deze klus te klaren. Het Erasmus MC, het Albert Schweitzer ziekenhuis en het Admiraal de Ruyter boden direct hun hulp aan.

Nienke: “De rol van het stafbureau in dit soort ‘stoom en kokend water’ situaties is heel snel mensen met de juiste kennis, organisatiekracht en een grote achterban met elkaar te verbinden. Gelukkig kunnen we terugvallen op een groot en hecht netwerk en daardoor kunnen we in dit soort gevallen snel meters maken. De kracht van deze samenwerking zat in het feit dat Heidi al een database had met daarbij belteams om afspraken te maken met de huisartsen van Rotterdam-Rijnmond. Plonie kent onze zorgregio heel goed en heeft korte lijntjes met de huisartsenorganisaties in Zeeland en Zuid-Holland Zuid én de landelijke LHV. Patricia was het aanspreekpunt binnen het Erasmus MC voor het vaccineren van de huisartsen in Rotterdam-Rijnmond. Vanuit het stafbureau hebben we een kick-off georganiseerd, streken we plooien glad als het nodig was en moedigden we aan. We onderhielden ook het contact met het landelijke project en met de ziekenhuisapotheker bij het Erasmus MC die voor de distributie naar de ziekenhuisapothekers in onze regio zorgde.

Dreamteam

Heidi: “De vraag was: ‘hoe krijg je in zo’n korte tijd de lijst compleet met alle namen, telefoonnummers en e-mailadressen?’. Daar hebben we het langst over gedaan. Ik heb dit voor Rotterdam-Rijnmond heel pragmatisch aangepakt. Mijn team heeft alle huisartsen telefonisch benaderd die de afgelopen twee jaar bij ons op de ‘post’ hebben gewerkt. Dit paste niet helemaal in de strategie van de LHV, maar de tijd drong. We hebben uiteindelijk 1000 huisartsen gebeld met een paar belteams! We werkten allemaal in dezelfde agenda zodat we direct afspraken konden maken. ”

Plonie: “Om de juiste personen voor het juiste ziekenhuis uit te kunnen nodigen, hadden we een landelijk bestand van huisartsen nodig. Dit bestand werd in de week van 23 januari nog vervolmaakt dus dat maakte de organisatie extra uitdagend. De donderdag vóór de piekdag was de uiteindelijke database beschikbaar. Toen waren de belteams van Heidi al in volle gang! Het vergde veel tijd, geduld en doorzettingsvermogen om die lijsten compleet te maken en iedereen uit te nodigen. Moet je voorstellen als je altijd zo zou moeten werken. Dat is niet te doen!”

Patricia: “De aantallen per dag waren hoger dan de eerste vaccinatiecampagne in ‘eigen huis’. Toen we de lijsten binnenkregen schrokken we ook wel even. Het stond vast dat we dit gingen doen, maar hoe dan?! Ik was heel blij dat we in het weekend gingen prikken, want dan is het stukken rustiger in het ziekenhuis. Eerlijk gezegd was ik op de dag zelf verbaasd hoe vlekkeloos het verliep! We hadden ons goed voorbereid en de huisartsenposten en de LHV leverden alle lijsten aan. We hebben uiteraard wel extra personeel ingezet: onze studententeams! Dat zijn medisch studenten die bij het callcenter en de stafunit werken. Zij waren heel blij dat ze op deze manier konden bijdragen. Voorafgaand en op de dag zelf heeft iedereen zijn beste beentje voor gezet. Er heerste een hele goede sfeer.”

Veegklas

Er is nauw samengewerkt om ook het laatste plukje huisartsen – de veegklas – op één plek te vaccineren. Gezamenlijk is er gezorgd dat dit in het Erasmus MC kon. Nienke: “Ik weet dat het in andere ROAZ regio’s niet zo vanzelfsprekend was dat ziekenhuizen gingen vaccineren. Daar hebben de HAP’s zelf gevaccineerd, wat een nóg grotere logistieke operatie was.” Heidi: “Wij hebben ook wel een hele leuke ROAZ regio hoor dus dat scheelt! Het venijn zat eerlijk gezegd wel in de staart, want we hebben meer werk gehad aan het verzetten van afspraken en de veegklas compleet maken dan aan het begin met die mega belronde waarin we met elkaar die agenda voor 23 januari volstampten. Ik ben zo blij dat Plonie met het ‘vegen’ veel heeft afgevangen.”

Trots

Er is genoeg om trots te op zijn ondanks de bizarre hoeveelheid tijd en energie die heel veel mensen in deze monsterklus hebben gestopt:

“Ik ben er trots op dat we in onze ROAZ regio een goede band hebben opgebouwd met elkaar. Een samenwerking waar onze achterban inmiddels ook op vertrouwd. Dat hebben we maar mooi met elkaar bereikt!”

– Heidi –

“Zeker in dat eerste weekend was goed te merken dat de huisartsen en HAP-medewerkers heel blij waren dat ze gevaccineerd werden. Huisartsen gingen elkaar ook spontaan fotograferen als ze gevaccineerd werden zodat ze deze foto’s konden gebruiken op hun eigen website en social media.”

– Patricia –

“Ik ben ontzettend trots op de samenwerking met de regionale huisartsenorganisaties. Dankzij hen, en de inspanningen van de huisartsen zelf, hebben we deze campagne ook in Zeeland en Zuid-Holland Zuid supersnel kunnen organiseren. Daarnaast mag ik van geluk spreken met de hoeveelheid werk die de ziekenhuizen op zich hebben genomen, waarbij het Erasmus MC een voortrekkersrol had. Een sterk staaltje ‘handen uit de mouwen’ wat mij betreft!”

–  Plonie –

“Ik wil de medewerkers van de LHV, de huisartsenposten en de ziekenhuizen die in dit traject een rol hebben gehad, enorm bedanken voor hun inspanningen. Ongelooflijk hoeveel werk er in korte tijd is verzet. We zijn in onze ROAZ regio zo sterk als de zwakste schakel en in dit geval waren er geen zwakke schakels!”

–  Nienke –

gepubliceerd op: 4 maart 2021