Kijkje achter de schermen van het RCPS

Categorie: Regionaal

Daphne van Velzen werkt sinds begin 2019 als junior projectmedewerker bij het stafbureau van het Regionaal Overleg Acute Zorgketen Zuidwest-Nederland (ROAZ). Vanaf het prille begin van de coronacrisis in onze zorgregio is Daphne aan het werk in het Regionaal Coördinatiecentrum Patiëntenspreiding (RCPS). We vroegen Daphne naar haar ervaringen tot nu.

‘Ik werk drie dagen voor het ROAZ ZWN en de overige uren studeer ik nog. Normaal volg ik de master Strategic Management aan de Erasmus Universiteit, maar aan het begin van de coronacrisis heb ik in overleg met de universiteit mijn studie op een laag pitje gezet. Deze werkervaring is zo waardevol! Vanaf dag één werk ik bij het RCPS. Ik ben begonnen met het benaderen van alle ziekenhuizen in onze zorgregio voor het samenstellen van een contactlijst. Het was maar goed dat we vanuit het stafbureau van het ROAZ al zoveel mensen kenden in de zorgregio. Het had ons anders nooit gelukt om het RCPS zo snel op te zetten.’

RACE TEGEN DE KLOK

‘De ziekenhuizen werken voor 09.00 uur hun IC en klinische beddencapaciteit bij in het digitale systeem zorg-capaciteit.nl. Wij hebben tussen 09.00 en 10.00 uur de tijd om alles te controleren en waar nodig na te bellen en aan te vullen. In overleg met de regionale beddencoördinatoren bespreken we hoeveel beddencapaciteit we landelijk beschikbaar stellen. Uiterlijk om 10.00 uur moeten we aan het Landelijk Coördinatiecentrum Patiëntenspreiding (LCPS) de beddencapaciteit in onze zorgregio doorgeven. Vervolgens maken we tussen 10.00 en 11.00 uur een rapportage met daarin onze beddencapaciteit inclusief de vergelijking met de dag ervoor. Deze sturen we naar het ROAZ management en de regionale beddencoördinatoren. Tevens informeren we het COVID  patiëntenspreidingsteam. Zij dragen zorg voor de spreiding van de COVID IC patiënten in de regio en vanuit het LCPS. Tot 15 april jl. deden we de data-aanlevering drie keer per dag om landelijk goed te kunnen sturen op de capaciteit: 10.00, 13.00 en 18.00 uur. Op het hoogtepunt van de crisis waren er in onze zorgregio bijna 300 IC bedden bezet. Nu zijn dat er nog ‘maar’ 100 dus daaraan kunnen we goed zien dat we in rustiger vaarwater komen. Eén keer per week bellen we alle ziekenhuizen na om te bespreken of alle cijfers nog kloppen en hoe het afschalen verloopt. In de ochtend is het wel een race tegen de klok, maar dat komt ook omdat we de data uit verschillende systemen moeten halen. Wat het ook onrustig maakt is dat de afgelopen weken de samenstelling van ons team is veranderd. Ik heb veel mensen ingewerkt en tegelijkertijd moet je wel op tijd de capaciteit aanleveren.’

LANDELIJK PLATFORM ZORGCOÖRDINATIE

‘Elk digitaal systeem heeft een andere functie: NICE is een registratiesysteem voor de intensivisten om IC patiënten (wel en geen COVID) in te registreren. Voor de COVID-19 uitbraak is het systeem uitgebreid met een registratiemodule voor niet IC-COVID patiënten, maar tijdens de coronacrisis bleek dat de ziekenhuizen nog niet gewend waren om in deze module te registreren. De data vanuit NICE loopt altijd iets achter omdat de patiëntenzorg altijd voor gaat. De afgelopen maanden waren er zoveel verplaatsingen of veranderingen in de patiëntenstatus in de zin van wel niet verdacht/bewezen dat dit niet bij te houden was in NICE. Daarom zijn we blij met zorg-capaciteit.nl. Hierin wordt de IC COVID, IC non COVID en COVID klinische beddencapaciteit bijgehouden. De vraag aan de ziekenhuizen was om drie keer per dag een update te geven via zorg-capaciteit.nl. Inmiddels volstaat éénmaal per dag voor 9.00 uur. Over het algemeen doet iedereen het voor 09.00 uur ’s morgens. Het zou natuurlijk veel beter zijn als iedereen in onze zorgregio zou werken met het Landelijk Platform Zorgcoördinatie (LPZ), voorheen 2TWNTY4 , dat scheelt veel administratie. Het LPZ is een realtime capaciteitssysteem dat gekoppeld is aan HiX. Als een patiënt wordt geregistreerd als een COVID (verdachte) patiënt dan wordt er direct een bed aangemerkt als bestemd voor COVID zorg. Als iedereen met het LPZ zou werken dan heb je altijd een accuraat en actueel inzicht in de beddencapaciteit.’

REKENSOM

‘Ook nu het aantal bezette bedden met COVID zorg blijft dalen is het van groot belang om inzicht te houden in de landelijke en regionale beddencapaciteit. Alleen zo kan het LCPS zien wat de versoepeling van de coronamaatregelen vanuit de overheid precies betekent voor het op- en afschalen van de COVID zorg. Op basis van wat we nu weten komt 1 op de 5 klinische COVID patiënten op de IC terecht. Dat is 20%. Om op zeker te spelen rekenen wij met ‘1 op de 3’. Stel dat een ziekenhuis twee IC bedden vrij heeft, dan ontvangt dit ziekenhuis maximaal zes klinische COVID patiënten in het geval er overplaatsingen nodig zijn. Je wilt patiënten tenslotte niet onnodig vaak overplaatsen en een ziekenhuis niet onnodig belasten. We houden bij deze rekensom ook altijd rekening met de spoedstroom. Dat is ook voor elk ziekenhuis weer anders.’

VERTROUWEN

‘In het begin hadden ziekenhuizen moeite om transparant te zijn over hun beddencapaciteit. Men was bang dat we niet zorgvuldig zouden omgaan met deze data. We hebben elke keer weer uitgelegd wat we precies met alle data deden omdat we erin geloven dat transparantie aan onze kant een voorwaarde is als je de ander om transparantie vraagt. Het ene ziekenhuis was vanaf dag één volledig transparant, het ander ging later overstag. Sommige ziekenhuizen zijn tot op de dag van vandaag maar gedeeltelijk transparant. Dat is moeilijk, maar uiteindelijk komen we er wel. Het heeft wel de nodige inspanning van ons gevraagd. We hebben echt moeten bouwen aan het basisvertrouwen dat zorgvuldigheid en de juiste interpretatie van de aangeleverde data in onze zorgregio voorop staat bij het RCPS. Juist de medische en menselijke slag van de regionale beddencoördinatoren* voordat de cijfers werden doorgegeven aan het LCPS is hier doorslaggevend in geweest.’

TROTS

‘Als ik nu terugkijk op de afgelopen weken dan denk ik echt ‘wauw, heb ik dit echt allemaal gedaan?’. Ik ben zo ver uit mijn comfortzone gestapt en heb zoveel geregeld en rondgebeld. Ik ben ook heel trots op het hele team van het ROAZ en alle ziekenhuizen. We hebben ontzettend veel werk verzet in een hele korte tijd. We hebben zoveel regionale afspraken kunnen maken en mede daardoor zijn we als zorgregio ook ‘goed’ door deze eerste piek heen gerold. Natuurlijk hebben we ook tegenslagen gehad, maar iedereen bleef onverminderd gemotiveerd. De laatste twee weken heb ik een aantal datamanagers van het stafbureau ingewerkt. Zolang het coronavirus nog niet bedwongen is, blijft het RCPS een onderdeel van het ROAZ. Op dit moment stroomt de extra versterking weer uit ons team om terug te keren naar hun oorspronkelijke werk. Na hun vertrek blijft er voor ons nog een behoorlijke kluif aan werk over. Ik ben heel erg benieuwd hoe dit gaat.’

BACK TO NORMAL

‘Ik had voorheen een lichte belangst. Nou … die heb ik nu wel achter me gelaten! Ik spreek nu met gemak 30 mensen op een dag en ben niet meer onder de indruk van wie ik aan de telefoon heb. Normaal gesproken voelde ik mezelf echt een junior projectmedewerker, maar door de afgelopen maanden sta ik hier niet meer bij stil. Ik heb zoveel IC artsen en bestuurders gesproken de afgelopen tijd, daar draai ik mijn hand niet meer voor om! Het viel me sowieso op dat de gebruikelijke hiërarchie in deze crisistijd was weggevallen. Ook voor mij keert het normale ritme van werken en studeren weer terug. Dat is prettig na weken waarin ik dubbel zoveel uren maakte. Vanmorgen heb ik weer voor het eerst college gevolgd. Ik heb besloten dat ik in september met een 2^e master start:  Management of Innovation. Het is fijn om na deze intensieve periode me weer meer te richten op mijn studie.’

Noot
* De regionale beddencoördinatoren zijn Tjebbe Hagenaars (afdelingshoofd SEH en traumachirurg), Stephanie Klein Nagelvoort Schuit (afdelingshoofd Interne Geneeskunde) en Joachim Aerts (afdelingshoofd en hoogleraar bij de afdeling Longgeneeskunde). Ze zijn alle drie werkzaam in het Erasmus MC.

In de volgende nieuwsbrief vertellen Tjebbe Hagenaars en Gaby van der Sman (manager bij afdeling Plastische Chirurgie, Wondexpertise en Stomacentrum) over hun RCPS ervaringen.

Bereikbaarheid RCPS v.a. 11 mei 2020
7 dagen per week bereikbaar van 08.00 – 18.00 uur.
Telefonisch: 010-7042081
Mailadres: RCPS_ZWN@lcps.nu

gepubliceerd op: 14 mei 2020