Het RCPS liep als een zonnetje!

Categorie: Regionaal

Half maart was Gaby van der Sman, manager bij de afdeling Plastische Chirurgie, Wondexpertise en Stomacentrum in het Erasmus MC, vanuit het niets ineens één van de aanvoerders van het Regionaal Coördinatiecentrum Patiëntenspreiding (RCPS). Ook Tjebbe Hagenaars, afdelingshoofd Spoedeisende Hulp en traumachirurg in het Erasmus MC en tijdens de coronacrisis ook regionaal beddencoördinator, was vanaf het prille begin nauw betrokken bij het RCPS. Nu de rust langzaam terugkeert in onze zorgregio hebben Gaby en Tjebbe de tijd om samen terug te blikken op deze bijzondere beginperiode.

Gaby: ‘Dat ik betrokken ben geraakt bij het RCPS is vanuit mijn functie bekeken helemaal niet logisch. Tegelijkertijd was het zo dat het op de afdeling vanwege de coronacrisis minder druk was. Ik kreeg dus ineens meer ruimte in mijn agenda. Daarbij komt dat ik goed bevriend ben met Iris Keessen, zij is adviseur Acute Zorg binnen het stafbureau Regionaal Overleg Acute Zorgketen Zuidwest-Nederland. We hebben elkaar leren kennen bij onze vorige werkgever, het Franciscus Gasthuis & Vlietland. Iris vertelde me half maart tijdens een telefoongesprek dat het razend druk was en toen heb ik mijn hulp aangeboden. De volgende dag werd ik gekoppeld aan Nienke Huijbregts, manager Traumacentrum ZWN, en was de samenwerking met het ROAZ ZWN een feit. En zo nam ik sneller dan gedacht afscheid van het uitzicht vanuit mijn werkkamer op de 22^e etage om aan het werk te gaan in het Onderwijscentrum … zonder uitzicht! De eerste dag dat ik daar werkte dacht ik wel even ‘jeetje, waar ben ik in beland?’. Als snel was het duidelijk dat ik me hier zeker nuttig zou kunnen maken.’

Tjebbe: ‘Op de Spoedeisende Hulp (SEH) begon de coronacrisis begin maart en ongeveer één a twee weken later was inderdaad het RCPS een feit. In mijn geval was het wel logisch dat ik bij het RCPS werd betrokken. Deels omdat ik de regiopartners goed ken en deels omdat het wel of niet onder controle hebben van de zorgdruk in een ziekenhuis van invloed is op de spoedstroom. Ik was voor de crisis al vaker bij ROAZ overleggen betrokken geweest, onder andere bij de introductie van 2TWNTY4 in de zorgregio, dus ik was ook al bekend met het stafbureau van het ROAZ. Daarnaast was Dennis den Hartog, hoofd Traumacentrum Zuidwest-Nederland en traumachirurg, onderdeel van het LCPS. Om meerdere redenen was het dus logisch dat ik, samen met Gaby, de coördinatie zou oppakken van het RCPS.‘

REURING

Gaby: ‘De eerste dagen was het wel even zoeken hoe ik het beste de adviseurs van het stafbureau kon ondersteunen. Zoals dat gaat in een crisis lag er niet een hapklare brok werk op me te wachten. Als snel kwam vanuit het Landelijk Coördinatiecentrum Patiëntenspreiding (LCPS) de opdracht dat elke zorgregio een RCPS moest inrichten. Dat werd mijn opdracht. Iets nieuws inrichten, organiseren en op de kaart zetten: dat is precies waar mijn kracht ligt. Als er acuut iets geregeld moet worden, dan kan kun je dit met een gerust hart aan me overlaten! En zo gebeurde het ook met het RCPS.’

Tjebbe: ‘Dat herken ik wel. Ik hou van hectiek! Je kan in een hectische fase zoveel meer bereiken met elkaar. Het brengt korte lijnen, snelheid. De samenwerking met Gaby liep mede daardoor ook als een zonnetje.’

MEDISCH ONDERLEGD

Gaby: ‘Tijdens het uitdenken van de werkprocessen in het RCPS was het al snel duidelijk dat je medische kennis nodig hebt om patiënten goed van A naar B te kunnen verplaatsen. Het overplaatsen van patiënten is een enorme logistieke operatie en met name voor de patiënt een flinke belasting. Als je dan genoodzaakt bent een patiënt over te plaatsen wil je wel dat deze direct in het juiste ziekenhuis terecht komt en dat hier de juiste medische behandeling gegeven kan worden zodat de patiënt niet een tweede keer overgeplaatst moet worden. Ook was het duidelijk dat het RCPS 24/7 bemand moest worden en zo kwamen we al brainstormend op het idee om een aantal artsen in opleiding (AIOS) van mijn afdeling te vragen om het RCPS te ondersteunen. Ook zij hadden het in hun reguliere werk vanwege de coronacrisis veel minder druk. Binnen een paar dagen hadden we een hele club arts-assistenten die met elkaar een rooster hadden gemaakt om het RCPS 24/7 te bemensen. Zij richten zich echt op het uitvoerende werk, de overplaatsingen tussen ziekenhuizen. Het was aan mij om alle werkprocessen te stroomlijnen en te zorgen voor goede randvoorwaarden.’

Tjebbe: ‘De totale capaciteit in het Erasmus MC en de spoedstroom op onze SEH waren vanaf het begin van de crisis nauw verweven met de regionale en landelijke capaciteit. Ik heb daardoor werken in het RCPS niet als ‘extra’ ervaren. Het was volkomen logisch dat ik allebei deed, het liep in elkaar over. Ik was in het begin twee keer per dag aanwezig in het RCPS. In de ochtend om de data op te leveren voor het LCPS. Daarvoor moet ik eerst onze eigen capaciteit, van het Erasmus MC, helder hebben. Daarna wat er regionaal beschikbaar was. In de middag was ik er nog voor de toetsing of alle plaatsingen goed waren gegaan en of iedereen de zorgdruk nog aan kon. Het was ook mijn rol om medisch te adviseren over de beste (over)plaatsing van patiënten. Deze medische en menselijke slag over de aangeleverde data is heel belangrijk. Omdat je de ziekenhuizen goed kent kun je veel beter differentiëren welke ziekenhuis de beste plek is voor een bepaalde patiënt. Stephanie Klein Nagelvoort Schuit (afdelingshoofd Interne Geneeskunde), Joachim Aerts (afdelingshoofd en hoogleraar bij de afdeling Longgeneeskunde) en Jasper van Bommel (intensivist Intensive Care) uit het Erasmus MC sloten ook regelmatig aan om de data met elkaar te bespreken. Vanaf dag één ging ons RCPS als een speer!’

ZORGVULDIG

Gaby: ‘We stuurde elke dag een update naar de ziekenhuizen met daarin een overzicht van de aanvragen die we hadden ontvangen, hoeveel patiënten we hadden overgeplaatst en wat de laatste stand van zaken was van de regionale capaciteit. Het sturen van deze update zorgde voor transparantie en we hoopte hiermee het vertrouwen ook te versterken. Om goed te kunnen sturen op de capaciteit in de regio was het belangrijk dat wij ook de daadwerkelijk beschikbare capaciteit goed in beeld hadden. We hielden hierin natuurlijk rekening met de eigen spoedstroom van de ziekenhuis zodat zij zelf voldoende plek hielden voor eigen patiënten. Het heeft enige tijd geduurd voordat we dit vertrouwen kregen van de meeste ziekenhuizen. Toen het vertrouwen er na een aantal dagen was dat we hier heel zorgvuldig en secuur mee omgingen, zijn deze ziekenhuizen heel open en transparant geweest. We vroegen ook ’s middags aan de ziekenhuizen of het wel lukte qua zorgzwaarte. Soms heb je wel bedden beschikbaar, maar heb je zulke zieke patiënten in huis dat je geen nieuwe patiënten kunt opvangen.’

VERTROUWEN

Gaby: ‘We zijn gestart met www.zorgcapaciteit.nl voor het in kaart brengen van de regionale capaciteit. Dat digitale systeem werd toen, helemaal aan het begin, nog niet zo goed bijgehouden. Het was daarom heel belangrijk dat we goed contact hadden met alle ziekenhuizen.
We moesten ook het vertrouwen bij de ziekenhuizen opbouwen dat we zorgvuldig omgingen met alle data. Met name de arts-assistenten hebben hier echt het verschil in gemaakt. Zij hebben in een nauwe en prettige samenwerking met de ziekenhuizen gezorgd dat de juiste cijfers boven tafel kwamen. In de beginperiode van het RCPS waren de cijfers ook écht betrouwbaar. Dat kwam ook omdat op dat moment, bij de start van de crisis, de nood ontzettend hoog was. Iedereen voelde de noodzaak om de capaciteit snel en eerlijk mogelijk te verdelen. In een latere fase hebben we gemerkt dat er, op het moment dat er andere belangen gaan spelen, minder openheid van zaken werd gegeven. We zagen toen echt dat de betrouwbaarheid van de cijfers minder werd.‘

Tjebbe: ‘Op het moment dat de druk van de ketel is en er weer lucht ontstaat in de ziekenhuizen, dan komen er andere belangen om de hoek kijken. Geld verdienen wordt dan weer belangrijker en daarmee verandert de mate van transparantie over de beschikbare bedden in je ziekenhuis. Het gevoel van saamhorigheid is bij de herstart van de reguliere zorg komen te vervallen en dat was inderdaad terug te zien in de data. Als je twijfelt aan de betrouwbaarheid van de aangeleverde data, dan wordt het lastig sturen. Bij een volgende crisis hoop ik weer te kunnen terugvallen op de werkwijze van het RCPS én hopelijk lukt het ons om de regionale afspraken die nu zijn gemaakt voor de herstart van de reguliere zorg dan ook te laten gelden. De borging van het RCPS ligt in handen van de adviseurs van het stafbureau van het ROAZ.’

TROTS

Gaby: ‘Ik ben het meest trots op het vertrouwen dat we in die eerste weken, terecht, hebben verdiend. We hadden dagelijks nauwe afstemming met de beddencoördinatoren in de ziekenhuizen en daardoor goed zicht op de capaciteit in de regio. De coördinatoren belde ons zelfs als ze ineens wel extra bedden beschikbaar hadden. Ook de samenwerking met Tjebbe en de andere coördinatoren verliep enorm goed. Er waren hele korte lijnen en besluiten werden snel genomen. In het heetst van de strijd liep het RCPS enorm gestroomlijnd en was het RCPS écht de club die zorgde dat de administratieve last en de zorgdruk voor de ziekenhuizen minimaal was. We hebben echt geprobeerd zo veel mogelijk te ontzorgen.’

Tjebbe: ‘Eerlijk inzicht geven in je capaciteit en vertrouwen op elkaars data is het allergrootste winstpunt vanuit het RCPS. In mijn ideale wereld zouden we altijd inzicht hebben in elkaar capaciteit. Daar zouden we allemaal beter van worden en de patiënt voorop. Ik ben trots op ons RCPS team. Het was een leuke, energieke en proactieve club mensen. Hartstikke knap hoe snel we dit met elkaar uit de grond hebben gestampt. Ik vond het ook geweldig dat we artsen vanuit de afdeling van Gaby aan boord hadden. Zij hadden het in no-time onder controle. Ik ben ook trots op het Erasmus MC. We waren in staat om snel te schakelen en op te schalen. We zijn daardoor nooit in de problemen gekomen.’

LESSONS LEARNED

Gaby: ‘Achteraf gezien hadden we misschien niet zo snel moeten afschalen, maar we konden natuurlijk ook niet eeuwig blijven. Wat ik het meest lastig vond? Toen de noodzaak minder groot werd van een regionale coördinatie op de COVID-19 zorg was het steeds lastiger om betrouwbare gegevens te verzamelen en te delen met het LCPS en met Nienke en Ernst Kuipers (voorzitter van het ROAZ ZWN en het Landelijk Netwerk Acute Zorg). We wisten gewoon dat de data in de systemen niet meer klopte met de werkelijkheid. Natuurlijk begrijp ik dat er op een gegeven moment, als de crisis voorbij is, andere belangen gaan spelen. Tegelijkertijd hoop ik dat we, bij een eventuele tweede piek van het coronavirus, met elkaar weer terugvallen op de werkwijze van het RCPS. En hopelijk ligt er dan ook een draaiboek waarin afspraken staan hoe we, als de rust weer terugkeert, evenredig gaan starten met de reguliere zorg. We willen tenslotte allemaal hetzelfde: de beste zorgkwaliteit leveren aan onze patiënten op de beste plek en op het juiste moment.’

LCPS

Gaby: ‘We moeten zeker ook de samenwerking met het LCPS evalueren. Daarin hebben we hele goede periodes gehad, maar zeker ook dalen. Bijvoorbeeld de grote wisseling in de medisch studenten, daar hadden we in de afstemming echt last van.’

Tjebbe: ‘Vanuit het LCPS werden we regelmatig overgeslagen. Buiten ons om werd er dan vanuit het landelijke coördinatiecentrum met de ziekenhuizen in onze zorgregio gecommuniceerd. Dat zorgde voor zoveel ruis op de lijn dat het zorgvuldig opgebouwde en terecht verdiende vertrouwen in ons RCPS, onder vuur kwam te liggen. Het was, op z’n zachts gezegd, vervelend omdat hiermee onze goed geoliede RCPS niet altijd de regie en het vertrouwen had. Ik weet wel hoe het komt dat het LCPS voor deze werkwijze koos. Niet iedere zorgregio had dezelfde onderlinge nauwe band zoals wij met de ziekenhuizen en sommige zorgregio’s hadden geen RCPS. Los hiervan veranderde het LCPS, op basis van voortschrijdend inzicht aan hun kant, bepaalde werkwijzen in de veronderstelling dat dit beter werkte. Als je vaak je beleid verandert en elke zorgregio anders met elkaar communiceert, ontstaat er vanzelf ruis. Natuurlijk hadden we er ook profijt van dat we dichtbij het LCPS waren gestationeerd. We zaten er een verdieping onder en ik kon daarnaast mijn ervaringen delen met Dennis. Het was hierdoor ook makkelijk om boven even binnen te lopen en te delen waar we tegenaan liepen. Zo konden we toch een beetje bijsturen.’

gepubliceerd op: 28 mei 2020